Umowa rozwojowa (ramowa)

Jest to umowa, na podstawie której firma IT świadczy usługi rozwoju już istniejącego systemu IT, aplikacji etc. W modelu ramowym współpraca opiera się na ogólnej umowie o charakterze ramowym oraz towarzyszącej jej zamówieniom, realizowanym według potrzeb Usługobiorcy (Zamawiającego). Potrzeby te mogą np. dotyczyć modyfikacji istniejącego oprogramowania, czy dodawaniu nowych funkcjonalności, których potrzeba zaistniała w toku eksploatacji oprogramowania. Najczęściej usługę rozwoju wykonuje podmiot, który był twórcą pierwotnego oprogramowania, choć nie jest to warunek konieczny, jeśli prawa autorskie należą do Zamawiającego.

Na potrzeby niniejszego tekstu strony tej umowy nazwiemy:

• Zamawiający – strona, która zamawia usługi rozwoju.
• Wykonawca – firma IT odpowiedzialna za świadczenie usług rozwoju.

Kwalifikacja prawna umowy: umowa nienazwana z elementami umowy o dzieło.

Mające zastosowania przepisy: Kodeks Cywilny, ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

Podstawowe postanowienia

• Przedmiot umowy. Należy określić przynajmniej:

  • Usługi – usługi w sposób ramowy (ogólny) mogą być określone w umowie, w szczególności wskazywać na czym polegać ma rozwój oprogramowania np. dodawanie nowych funkcjonalności, rozwój baz danych, nowa kategoria użytkowników, integracje między systemami, migracje etc; szczegółowa specyfikacja konkretnego zamówienia powinna być jednak doprecyzowana na etapie zamówień;

  • Tryb składania zamówień – jeśli umowa przewiduje dookreślenie usług w zamówieniach; w szczególności należy tu doprecyzować kto i w jakim trybie jest uprawniony do składania zamówień i ich przyjmowania oraz ustalić, czy Wykonawca ma prawo odmówić przyjęcia zamówienia;

  • Zakres zamówienia – w umowie należy sprecyzować, czy zamówienie ma ryczałtowo określać wartość i czasochłonność określonej usługi rozwoju czy też strony określają wyłącznie jego przedmiot podając stawkę godzinową; w tym drugim przypadku warto w samym zamówieniu dodać limit roboczogodzin (MH) na dana usługę. W przypadku ustalenia limitu MH, należy również doprecyzować konsekwencje tego faktu np. przerwanie prac lub ich dalsze rozliczanie po innej stawce;

• Miejsce świadczenia usług - np. zdalnie, lub w siedzibie Usługobiorcy;

• Czas trwania Umowy – umowy ramowe najczęściej są zawierane na czas nieoznaczony, skoro strony nie są zobowiązane do składania kolejnych zamówień;

• Wynagrodzenie Usługodawcy.
  • Istnieje kilka sposobów określenia formuły wynagrodzenia. Do najpopularniejszych należą:
    • Fixed price – strony z góry określają wynagrodzenie należne Wykonawcy za całość zamówienia;
    • Time&Materials - formuła wynagrodzenia odpowiadająca MH (man-hour) lub MD (man-days) które zostały rzeczywiście spożytkowane i wynikające z raportu czasu pracy dostarczonego przez Wykonawcę; Zamawiający płaci wyłącznie za wykorzystane godziny;
    • Time&Materials z Capem – jest to rozliczenie w formule jak T&M z tą różnicą, że określamy co stanie się po osiągnięciu określonej liczby MH lub MD przez Wykonawcę tj. przewidujemy tzw. CAP;
  • Terminy płatności wynagrodzenia - w przypadku umowy rozwojowej najczęściej wynagrodzenie jest opłacane po każdym zamówieniu;
  • Wynagrodzenie powinno obejmować przeniesienie praw autorskich lub udzielenie stosownych licencji na rzecz Zamawiającego;
• Przeniesienie praw autorskich. Zamawiający powinien pozyskać prawa autorskie do rezultatów usług rozwojowych. Pewne postanowienia dot. przeniesienia praw autorskich powinny znaleźć się już w umowie, ale warto także w zamówieniu odnieść się do tej kwestii (np. odsyłając do postanowień umowy ramowej). Czy będzie to nabycie praw autorskich czy też licencja (wyłączna/niewyłączna), zależy od konkretnego przypadku, aczkolwiek z punktu widzenia Zamawiającego pożądane jest nabycie praw autorskich. Należy w sposób szczególnie skrupulatny odnieść się do pól eksploatacji, które powinny być w umowie określone w sposób wyczerpujący;

Postanowienia dodatkowe

• Określenie zasad współpracy stron – np. obowiązek przekazywania danych, informacji, udostępniania dokumentacji, dodanie koordynatorów Stron, udzielenia stosownych dostępów personelowi Wykonawcy;
• Określenie procedury odbiorowej – zwłaszcza ustalenie następujących elementów: wskazanie odbiorców; czy odbiory mają charakter odbiorów jakościowych (gdzie produkty danych etapów mają spełniać określone parametry) czy ilościowych (gdzie bada się wyłącznie ich wykonanie przez daną liczbę MD/MH bez szczegółowego testowania); czy i w jakim zakresie Zamawiający przewiduje testowanie cząstkowego produktu; czy odbiór może być warunkowy; czy dopuszczamy milczący odbiór ze strony Wykonawcy; czy wynagrodzenie Wykonawcy jest uzależnione od odbioru;
• Wyłączenie odpowiedzialności Wykonawcy za określone kategorie usterek – np. spowodowanych nieprawidłowym działaniem Zamawiającego lub podmiotów trzecich; Strony powinny także wyłączyć odpowiedzialność i stosowanie umowy do modyfikacji oprogramowania dokonanej samodzielnie przez Zamawiającego;
• Odpowiedzialność – strony mogą przewidzieć katalog sytuacji, których zaistnienie skutkuje powstaniem roszczeń Zamawiającego. Dotyczy to zwłaszcza nieterminowej realizacji zamówienia. Z punktu widzenia Wykonawcy korzystne jest, aby ewentualnie zastrzeżone kary umowne zostały ograniczone (cap) np. do poziomu kwoty otrzymanego wynagrodzenia za dane zamówienie;
• Ograniczenie Odpowiedzialności - strony mogą przewidzieć katalog sytuacji, których zaistnienie ogranicza odpowiedzialność Wykonawcy np. okoliczności siły wyższej, braku współpracy Zamawiającego; w praktyce dochodzi również najczęściej do wyłączenia rękojmi;
• Gwarancja na produkty usług rozwoju – strony mogą ją uregulować w sposób dowolny, często jednak podobne uprawnienia są realizowane przy pomocy odrębnej umowy SLA;
• Kwestia poufności - Strony powinny zadbać, aby umowa zawierała zobowiązanie do zachowania poufności co do wszystkich informacji, które Strony chcą chronić przed wykorzystaniem lub ujawnieniem, w szczególności informacji, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa (konieczne jest zdefiniowanie tego pojęcia w umowie). W praktyce, jest to istotniejsze z punktu widzenia Zamawiającego;
• Zakaz przejmowania personelu – z punktu widzenia Wykonawcy jest to istotna klauzula, która pod rygorem kary umownej zakazuje przejmowania osób zaangażowanych w projekt u Zamawiającego; zabezpiecza przed utratą kluczowego personelu;
• Wypowiedzenie/zamówienia w toku – umowa ramowa ma najczęściej umowy zawartej na czas nieoznaczony, stąd należy wskazać okres jej wypowiedzenia; należy również przewidzieć jaki jest los prawny niezrealizowanych jeszcze zamówień, będących w toku w razie wypowiedzenia umowy (np. przewidzieć obowiązek Wykonawcy do ich dokończenia);
• Usługi dodatkowe – np. usługi typu SLA - jeśli strony chcą tego rodzaju wsparcia można to zapisać w umowie lub zawrzeć odrębną umowę np. dotyczącą wyłącznie SLA na efekty usług rozwojowych;
• Procedura eskalacji sporu - np. powołanie komitetu sterującego i klauzula dot. Polubownego rozwiązywania konfliktów lub klauzula mediacyjna;

Dodatkowe pytania i problemy

• Doprecyzowanie zasad współpracy między stronami; umowa rozwojowa wymaga ścisłej współpracy Stron celem prawidłowego określenia przedmiotu zamówienia i jego realizacji;
• Umowa o rozwój najczęściej przybiera formę umowy o dzieło precyzowanej zamówieniami; Wykonawca, przyjmując zamówienie, jest więc odpowiedzialny za dostarczenie Zamawiającemu określonego rezultatu prac, a nie wyłącznie świadczenia usług starannego działania;